Электронные перевозочные документы с 1 сентября: что прикладывать к декларации и как подтвердить нулевой НДС

Какие документы уходят в электронный вид и чем их подписывать

Обязанность работать с электронными перевозочными документами через аккредитованных операторов касается всех звеньев цепочки: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя. Иными словами, если вы получаете импортный груз на складе в России, вы такой же участник процесса, как и транспортная компания, — отказаться и попросить бумагу «как раньше» не получится.

В обязательный электронный вид переведены:

• транспортная накладная (ЭТрН);
• транспортная железнодорожная накладная;
• авиационная грузовая накладная;
• заказ и заявка на перевозку;
• экспедиторская и складская расписки;
• поручение экспедитору.

Подписывать их можно бесплатным «Госключом», который интегрирован с сервисами 10 из 16 операторов ИС ЭПД. Схема простая: документ формируется в сервисе оператора, вы выбираете подписание «Госключом» и подтверждаете его в приложении «Госключ» или «Госуслуги» — из офиса или со смартфона на складе. Квалифицированная подпись (УКЭП) подойдёт руководителям организаций, водителям — индивидуальным предпринимателям и сотрудникам, которым нужна именно квалифицированная ЭП. Неквалифицированная (УНЭП) рассчитана на наёмных водителей, механиков, кладовщиков и других сотрудников без постоянного доступа к компьютеру. Это тот случай, когда стоит заранее решить, кто у вас в компании физически подписывает приёмку груза, — обычно это не бухгалтер и не директор, а кладовщик. Остальной комплект по внешнеторговой сделке при этом никуда не девается: контракт, инвойс, упаковочный лист и разрешительные документы по-прежнему собираются отдельно, и мы разбирали их состав в материале Основные документы для таможенного оформления грузов.

Перевозочные документы теперь оформляют только в электронном виде

Как электронные накладные стыкуются с таможенным оформлением

Декларация подаётся в электронном виде давно, и центры электронного декларирования — включая ЦЭД Центральной электронной таможни — работают со сведениями, а не с бумагами. Но между «электронной декларацией» и «электронной накладной» есть разрыв: сведения о транспортных документах вы заявляете в декларации сами, а по запросу таможенного органа обязаны представить сам документ. Раньше это был скан подписанной бумаги, теперь — файл из системы оператора вместе с подтверждением подписания. Если доступа к личному кабинету оператора нет ни у вас, ни у представителя, документ придётся добывать через перевозчика в момент, когда выпуск уже приостановлен.

Чаще всего проблема не в подписи, а в доступе: если у декларанта нет прав в личном кабинете оператора ИС ЭПД, выгрузить накладную по запросу таможни в тот же день он не сможет, и груз простаивает на СВХ за ваш счёт.

Отдельно обратите внимание на транспортные расходы. Если поставка на условиях, где доставка до границы включается в таможенную стоимость, вычет или, наоборот, добавление стоимости перевозки нужно подтверждать документами — и теперь часть из них существует только в электронном виде. Когда таможенное оформление грузов брокер ведёт по вашей доверенности, вопрос доступа решается на старте: у представителя должна быть возможность получить перевозочные документы, а не только инвойс от поставщика. Как выглядит полная последовательность действий от контракта до выпуска, мы описывали в гиде Процедуры таможенного оформления и необходимые документы, а сам процесс под ключ — в разделе таможенное оформление грузов.

Подтверждающие документы по 0 ставке НДС при экспорте

Для экспортёра переход на электронные перевозочные документы — это в первую очередь вопрос налогового вычета, а не логистики. Право на нулевую ставку НДС подтверждается комплектом, в котором помимо контракта и таможенной декларации участвуют транспортные и товаросопроводительные документы. Если внутрироссийское плечо до границы оформлено электронной накладной, в комплект попадает уже не бумага, а файл с электронной подписью, и налоговой его нужно представить в том виде, в котором он существует.

Практический риск здесь простой: перевозчик хранит документы у оператора ограниченное договором время, а камеральная проверка приходит позже. Если к этому моменту вы не выгрузили и не сохранили у себя перевозочные документы, восстанавливать их придётся через контрагента, который мог сменить оператора или вообще прекратить работу. Это особенно чувствительно для поставок в страны ЕАЭС и СНГ: экспорт в Узбекистан из России, например, требует аккуратной сшивки транспортных документов с заявлениями и декларациями, и любой пробел в цепочке превращается в отказ в подтверждении ставки.

Что делать импортёру

1. Выясните, через какого оператора ИС ЭПД работают ваши перевозчики и экспедиторы, и есть ли у него интеграция с «Госключом».
2. Получите доступ в личный кабинет оператора для себя и для таможенного представителя — минимум на просмотр и выгрузку документов.
3. Определите, кто в компании подписывает приёмку: для кладовщиков и водителей выпустите УНЭП, для руководителя и уполномоченных сотрудников — УКЭП.
4. Установите «Госключ» и «Госуслуги» на рабочие смартфоны сотрудников, которые встречают машину на складе, и прогоните тестовое подписание до реальной поставки.
5. Настройте выгрузку перевозочных документов в собственный архив сразу после закрытия перевозки, а не по мере необходимости.
6. Проверьте договоры с перевозчиками и экспедиторами: в них должны быть зафиксированы оператор, порядок обмена и сроки предоставления документов по запросу.
7. Заранее договоритесь, кто и в какой срок отвечает на запрос таможенного органа о представлении транспортных документов при выпуске.

Частые вопросы

Какие документы нужны для таможенного оформления импортного груза после 1 сентября?
Состав не изменился: внешнеторговый контракт, инвойс, упаковочный лист, транспортные документы, разрешительные документы и подтверждение оплаты. Изменилась форма части транспортных документов — накладная, экспедиторская расписка и поручение экспедитору теперь электронные.

А если перевозка грузов из Индии или Китая идёт морем и по железной дороге — как быть с иностранным плечом?
Международные накладные по своему плечу оформляются по правилам соответствующего вида сообщения. Обязанность работать через операторов ИС ЭПД касается участников российской цепочки, поэтому стыковка обычно происходит в точке, где груз принимает российский перевозчик или экспедитор — именно там и появляется электронная накладная.

Нужна ли платная электронная подпись, если водитель — наёмный сотрудник?
Нет. Для наёмных водителей, механиков, кладовщиков предусмотрена УНЭП «Госключа» — бесплатное решение, которое работает со смартфона и не требует доступа к компьютеру.

Что делать, если наш оператор не интегрирован с «Госключом»?
Подписание «Госключом» доступно у 10 из 16 операторов. Если ваш в это число не входит, потребуется другая квалифицированная подпись либо переход к оператору с интеграцией — вопрос стоит решить до отгрузки, а не в момент приёмки машины.

Мнение эксперта

Ярослав Логинов — Эксперт в логистике и таможенного оформления с 40-летним опытом.

«За годы работы я видел десятки случаев, когда выпуск задерживался не из-за кода или стоимости, а из-за того, что запрошенный документ никто не мог быстро найти. С переходом на электронные перевозочные документы этот риск не исчез, он просто переехал: документ теперь точно существует и точно подписан, но лежит в системе, к которой у вас может не быть доступа. Первое, что я советую сделать, — не выпустить подписи, а получить права в личном кабинете оператора и убедиться, что выгрузка открывается и читается.

Второе — это люди на складе. Подписывает приёмку не директор, а кладовщик, и если у него нет установленного приложения и действующей подписи, машина стоит у ворот. Закладывайте одну-две недели на то, чтобы выпустить подписи сотрудникам, провести тестовое подписание и прописать в договорах с перевозчиками, кто и в какой срок предоставляет документы по запросу. Это дешевле, чем сутки простоя на складе временного хранения».

Резюме

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, железнодорожная и авиационная накладные, заявка, экспедиторская и складская расписки и поручение экспедитору оформляются только в электронном виде через аккредитованных операторов. Подписать их можно бесплатным «Госключом» — УКЭП для руководителей и ИП, УНЭП для наёмных водителей и складских сотрудников. Для импортёра и экспортёра критично не само подписание, а доступ к документам: их запрашивает таможня при выпуске и налоговая при подтверждении нулевой ставки НДС. Оставьте заявку на консультацию, и мы разберём вашу задачу по конкретному грузу.